Anforderungen sind die Grundlage jedes Softwareprojekts und definieren, was ein System leisten soll. Sie können von Kunden, Endnutzern oder internen Stakeholdern stammen und legen fest, welche Funktionen und Eigenschaften eine Software erfüllen muss.

Eine klare, präzise Definition von Anforderungen ist essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und den Projekterfolg zu sichern.

In der Praxis wird zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen unterschieden. Während erste beschreiben, was ein System macht, beschreiben Zweitere die technischen Vorgaben und das "Wie" eines Systems.

In der Praxis erlebt man häufig, dass gerade die nicht-funktionalen Anforderungen - beziehungsweise deren unzureichende Spezifikation - für Unzufriedenheit bei Nutzern und Streitigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sorgen: Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben unter anderem die Performance, also das Antwortverhalten einer Anwendung, deren Mengengerüste, etc.

Für Unternehmen und das Management sind Anforderungen nicht nur ein technisches Thema, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Eine unvollständige oder schlecht dokumentierte Anforderungsspezifikation führt häufig zu Kostenüberschreitungen, Verzögerungen und einer Software, die nicht den Erwartungen entspricht. Besonders wichtig ist, dass Anforderungen messbar, testbar und nachvollziehbar formuliert werden.

Juristisch gesehen spielen Anforderungen eine zentrale Rolle bei Vertragsverhandlungen. Sie sind oft Bestandteil von Lasten- und Pflichtenheften und können als Grundlage für spätere Streitigkeiten herangezogen werden. Unklar definierte Anforderungen führen häufig zu Diskussionen über Mängel und Nachbesserungen, weshalb sie frühzeitig und schriftlich fixiert werden sollten.

Eine besondere Herausforderung in diesem Zusammenhang stellen agile Softwareprojekte dar: hier definiert in der Regel der Auftraggeber während der Umsetzungsphase die Umsetzung der funktionalen Anforderungen. Dadurch verlagert sich die Verantwortung der Vollständigkeit der Umsetzung und der Budgetkontrolle auf den Auftraggeber. Problematisch kann es werden, wenn der Auftraggeber keine tiefergehende Erfahrung mit IT-Projekten hat und diese Aufgabe daher nur unzureichend erfüllen kann.