Funktionale Anforderungen beschreiben konkret, welche Aufgaben eine Software erfüllen soll. Sie legen fest, welche Eingaben verarbeitet werden, welche Prozesse ablaufen und welche Ergebnisse erwartet werden.

Beispiele für funktionale Anforderungen sind das Speichern von Kundendaten, die Berechnung eines Preises in einem Online-Shop oder der Export von Bestelldaten in ein CRM.

Für das Management sind funktionale Anforderungen entscheidend, da sie die Kernfunktionalität des Produkts bestimmen. Eine detaillierte Spezifikation hilft dabei, die Erwartungen der Stakeholder mit der technischen Umsetzung abzugleichen. Fehler oder Unklarheiten in diesem Bereich führen oft dazu, dass Software nachträglich angepasst werden muss, was Zeit und Geld kostet.

Aus rechtlicher Sicht sind funktionale Anforderungen häufig Vertragsbestandteil und definieren die zugesicherte Leistung der Software. Wenn eine bestimmte Funktion nicht wie spezifiziert funktioniert, kann dies als Mangel betrachtet werden, der rechtliche Folgen nach sich zieht. Daher ist es wichtig, funktionale Anforderungen eindeutig und testbar zu formulieren.